如何在大陸做生意 （四）
文/龔如仲（Ralph）
第十章：代表處的卷宗和檔案管理
1） 首席代表（或總經(jīng)理）將負(fù)責(zé)保證辦公室里有足夠的卷宗和檔案供員工們使用，同時還要制定好一切有關(guān)卷宗和檔案管理的規(guī)章制度，以供雇員們照章執(zhí)行。
2） 代表（或經(jīng)理）將負(fù)責(zé)做到對辦公室有關(guān)文檔或卷宗的妥善管理和保存；同時，也要保存和處理好公司的來往郵件、信函、傳真、記錄等等，并保證它們的安全和使用。
3） 代表和所有經(jīng)理級員工都應(yīng)備有“日常記事本”，記載著本部門每天發(fā)生的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)和活動信息。
1）關(guān)于出差
A 出差申請
(a) 公務(wù)出差前，有關(guān)雇員必須事先填寫和提交“出差申請表”。
(b) “出差申請表”必須得到首席代表（或總經(jīng)理）的批準(zhǔn)。
B 出差費(fèi)用報銷
(a) 雇員要按時間順序和先后所到地點(diǎn)填好“出差報銷申請表”；與此同時，要把所有與出差有關(guān)的報銷單據(jù)附上。
(b) 首席代表（或總經(jīng)理）審查并批準(zhǔn)此“出差報銷申請表”。
(c) 辦事處財(cái)務(wù)主管復(fù)審有關(guān)表格和單據(jù)，然后支付有關(guān)出差員工所花費(fèi)用。
A 有關(guān)人員向負(fù)責(zé)文具用品采購的主管人員提供所需文具或其它辦公用品的清單。
B首席代表（或總經(jīng)理）審查并批準(zhǔn)購買清單。
C 購買有關(guān)文具或其它辦公用品后，將由財(cái)務(wù)主管憑發(fā)票或單據(jù)來支付采購人員所花費(fèi)用。
D 在正常情況下，要由辦公室統(tǒng)一采購所有文具或其它辦公用品，不主張由雇員個人提出采購要求。
3） 關(guān)于其它行政開支（如“辦公室租賃”、“辦公室有關(guān)設(shè)備修理和維護(hù)”等）
A 有關(guān)負(fù)責(zé)人檢查和確認(rèn)有關(guān)發(fā)票或單據(jù)。
B 首席代表（或總經(jīng)理）有權(quán)批準(zhǔn)低于（并包含）金額為5000美元的報銷事宜。
C 超過金額5000美元以上的預(yù)算費(fèi)用或報銷憑證，則要報請美國總公司CFO（首席財(cái)務(wù)官）批準(zhǔn)后方可予以置辦和（或）報銷。
第十二章：費(fèi)用報銷、出差預(yù)支等表格（省略）
說句心里話，以上所提供的“規(guī)章制度”并非是最完善的，有些規(guī)定也許已經(jīng)過時。我之所以把我以前管理代表處的有關(guān)規(guī)章制度羅列出來，只不過是想來個“拋磚引玉”，旨在告知讀者諸君一個“制度管人”的大道理。公司如果無章可循，那這個公司肯定是沒有生命力的。
其二， 知己知彼
我這里提及的“知己知彼”，主要表現(xiàn)在國內(nèi)生產(chǎn)和國外銷售這兩個層面上。就國內(nèi)生產(chǎn)而言，在大陸做生意，您必須學(xué)會如何與各部門、各機(jī)關(guān)中的形形色色的官員、干部打交道，必須“讀懂”他們的待人接物和處事方式。如果更進(jìn)一步，您最好學(xué)會如何體察他們的喜怒哀樂。懂得如何與大陸的官場人物斡旋，您就會省去許多不必要的麻煩，這對您工廠的產(chǎn)品生產(chǎn)和出口也是大有好處的。
與此同時，您還要明白“如何與國內(nèi)的大大小小商家（尤其是原輔料供貨商）談生意”。懂得了與這些“官方人物”或“私人老板”的生意經(jīng)，您就會以較為寬松的條件，比較公平的價格，獲得相當(dāng)不錯的回報。這無疑對您的廣結(jié)人脈、管理公司、成本核算、生產(chǎn)出口等大有益處。
總而言之，不了解大陸內(nèi)情，不懂得與大陸人搞關(guān)系，您在大陸辦廠或搞貿(mào)易絕對是寸步難行的。
除了“知己”（了解國內(nèi)情況）外，很重要的一點(diǎn)，就是要懂得國際市場的千變?nèi)f化，掌握住“如何辦廠才能獲取國外（尤其是歐美大公司）源源不斷的訂單”的“竅門”，這就是所謂的“知彼”了。
據(jù)我所知，幾乎大多數(shù)來大陸辦廠或做貿(mào)易的外國友人和港（香港）、澳（澳門）、臺（臺灣）同胞，他們都會把產(chǎn)品的的主銷市場定位于美國和歐洲（尤其是美國）。這不僅因?yàn)闅W美市場的大公司、大買家財(cái)大氣粗、潛力無限，同時也因?yàn)楸±噤N的經(jīng)營模式給大陸供貨商帶來的可觀利潤。
于是乎，諸如美國的零售業(yè)大亨“WAL-MART”（沃爾瑪）、“TARGET”（塔吉特）、“K-MART（凱馬特）、SEAR’S (西爾斯)、MACY’S (梅西百貨)和法國的名牌百貨“LAFAYETTE（老佛爺）及超市大鱷CARREFOUR (家樂福)等連鎖業(yè)巨頭就統(tǒng)統(tǒng)成了大陸供貨商們爭相追捧的大買家（當(dāng)然啰，這些商業(yè)大家本身幾乎都在中國大陸或香港設(shè)有辦事處，甚至工廠）。
但不少中國廠家只知道埋頭生產(chǎn)、抬頭出貨，他們并不了解西方世界（尤其是美國的連鎖業(yè)或零售商）對進(jìn)口產(chǎn)品的來源以及其制造過程是有著極為嚴(yán)格、極富人性化的要求。舉個例子來說，如果美國公司W(wǎng)AL-MART（沃爾瑪）決定向您在大陸的工廠買貨，那么他們第一件要做的事情就是驗(yàn)廠，就是對您在大陸將為他們制造產(chǎn)品的工廠進(jìn)行檢測。凡通不過他們驗(yàn)廠的，任憑您的產(chǎn)品多優(yōu)質(zhì)、價格多合理，他們肯定是不會向您買貨的。所以，工廠是否能夠通過驗(yàn)廠，就成了中國供貨商能否大舉進(jìn)軍歐美市場的關(guān)鍵所在。
說句不客氣的話，對付象美國WAL-MART、TARGET、K-MART、MACY’S（還有諸如LOWE’S, JC PENNY, ASHLEY, COSTCO和HOME DEPOT等等）之類美國頂級公司的驗(yàn)廠，我是很有發(fā)言權(quán)的。因?yàn)楫?dāng)我在北京為美國一家大公司管理他們中國生意的歲月里，我和我代表處的同事們有過多次與美國商業(yè)巨頭來華驗(yàn)廠的交道，而且每次驗(yàn)廠，我和我的有關(guān)工廠都是以高分通過，大獲成功！寫到這里，您也許好奇了：“這些大公司到底怎么驗(yàn)廠??？而你是如何通過他們?nèi)绱藝?yán)苛的驗(yàn)廠考核的？”其實(shí)，要想通過驗(yàn)廠并不太難，關(guān)鍵就在于要落實(shí)好“認(rèn)真、實(shí)在、守法”這六個大字！
美國人對工廠的要求看起來很嚴(yán)格，甚至很“挑剔”，但平心而論，人家的要求是合理的，也是應(yīng)該的。中國不少工廠之所以一而再、再而三地承受著“驗(yàn)廠不通過”的痛苦，就是這些工廠的所有者們太過于重利，太過于僥幸，太過于忽視人權(quán)。
無論是來自歐洲還是美國的商業(yè)巨頭們，他們最看重中國工廠的無非就是“安全、人權(quán)和管理”這三件事。
具體而言之，所謂“安全”，就是看看工廠在管理和生產(chǎn)過程中，各項(xiàng)安全措施或安全設(shè)備是否到位？比如，電線的布局和電燈的照明度是否合符安全標(biāo)準(zhǔn)？各種機(jī)器設(shè)備是否保持在安全狀態(tài)？是否有安全操作之程序？再比如，消防、報警裝置是否依然有效？門衛(wèi)、保安是否在崗？車間里有無專門的緊急出口或逃生通道？
就“人權(quán)”而言，歐美（尤其是美國）公司對其重視的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出中國人的想象。
若拿“人權(quán)”要求與“安全”要求來比，前者要比后者嚴(yán)苛多了。當(dāng)驗(yàn)廠者發(fā)現(xiàn)有關(guān)工廠在安全措施方面尚有欠缺的話，他們會允許工廠事后再作補(bǔ)救，等到安全措施改進(jìn)后，他們會再次來廠檢查；但是，如果驗(yàn)廠者一旦發(fā)現(xiàn)工廠在人權(quán)方面存在的任何問題，他們是絕對不會通過驗(yàn)廠的，也絕不會給工廠任何補(bǔ)救或改進(jìn)的機(jī)會。
“人權(quán)”要求中最為重要的有兩條：一、工廠是否使用年齡在16歲以下（包括16歲）的童工？二、工廠是否在勞改所或監(jiān)獄有加工點(diǎn)（這也就是說，工廠是否在剝削在押囚犯）？
除了上面言及的“安全”和“人權(quán)”這兩點(diǎn)外，驗(yàn)廠者還會關(guān)注工廠的管理軟件的配置以及工廠在管理硬件和生產(chǎn)上是否過關(guān)，那就是對工廠的“管理”要求。相對于前面兩點(diǎn)而言，這第三點(diǎn)“管理”還是比較容易做到的。工廠無非是要把檔案、卷宗料理清楚；公司要有完善的規(guī)章制度；產(chǎn)品注重質(zhì)量（工廠一定要設(shè)有“產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)部”，還要有專職的“質(zhì)管部經(jīng)理”）；員工注意素養(yǎng)；廠房、場地規(guī)范有序；成品、原料堆放整齊；還有就是，驗(yàn)廠者一定會問：“工人的工資水平是否合理？工廠的環(huán)境是否干凈？洗手間是否衛(wèi)生？其中有無洗手液和干凈的擦手紙或毛巾？車間里是否有飲用水供應(yīng)？”與此同時，還要問：“各個車間有沒有基本藥品和急救包（工廠如有醫(yī)務(wù)所就更好了）？工廠的廚房和飯廳是否符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)？”
“驗(yàn)廠者”不僅問，他們還要到實(shí)地去進(jìn)行親自檢查。
根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，工廠要想通過驗(yàn)廠，就只有在“認(rèn)真、實(shí)在、守法”這六個字上下足功夫。除此之外，別無快捷方式。
認(rèn)真，就是要按照外商要求，認(rèn)認(rèn)真真地做好驗(yàn)廠前的一切準(zhǔn)備工作；
實(shí)在，就是絕對不可弄虛作假，不能“為驗(yàn)廠而驗(yàn)廠”，一定要把每一個估計(jì)會碰到的問題，事先加以解決（如果管理上不健全，趕快完善；如果有安全隱患，立刻去除）；
守法，就是堅(jiān)決不能因?yàn)橐晃兜刈非罄麧櫠陨磉`法。換句話來說，那就是“絕對不可以使用童工和（或）囚犯”！
綜上所述，我以為，只要您既了解中國國情、實(shí)際情況，又懂得如何與國際市場接軌，您就是一位合格的行商者了。也就是說，如果您能按我上述的“知己知彼”去做，那么我相信：您在大陸生意上的“耕耘”應(yīng)該會“風(fēng)調(diào)雨順”的。
*本文選自拙作《東西南北中國人—細(xì)談如何在大陸做生意》之第四章“如何在大陸做生意”，此書于2014年由臺灣采薇出版社在臺北出版發(fā)行。
（圖片源于網(wǎng)絡(luò)）
